pymes

Ingeniero Carlos Cortes Amador
Universidad Nacional de Colombia
Profesor Facultad de Ingeniería.
Departamento de Ingeniería de Sistemas e Industrial

Ingeniero Jorge Álvarez Mantilla
Centro de Negocios ACIEM

PYMES EN COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS DEMANDADOS POR LAS EMPRESAS CON CAPITAL PÚBLICO


RELACIÓN ENTRE PYMES Y ECP

1. Existen aproximadamente 49.000 PYMES en el país. Si bien generan alrededor del 53% de la producción bruta y producen el 63% del empleo nacional, tienen problemas endógenos y exógenos.

2. En cuanto a las empresas con capital público (ECP) existen 89 empresas de este tipo en todo el país. Las compras representan el 11% del PIB y el 20% de las compras totales de bienes transables.

3. Las PYMES participan actualmente en el 8% de las compras de productos de ingeniería de las ECP.

4. Las ECP que hacen parte del piloto del proyecto son: TELECOM, ETB, ISA, ISAGEN Y ECOGAS.

LAS PYMES FRENTE A LAS ECP

Primero: Entre los principales problemas de las PYMES están la falta de planes de mercado técnicamente diseñados, la ausencia de planeación estratégica, la falta de indicadores de gestión, el bajo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, el bajo nivel de innovación tecnológica.

Segundo: Otros problemas se refieren a: el poco conocimiento del marco normativo de apoyo a la PYME, la falta de esquemas de promoción de la asociatividad e innovación. Los riesgos, el bajo nivel de financiación; otros problemas de tipo tecnológico pueden ser el bajo nivel de penetración de Internet en el país o la poca innovación.

Tercero: Las barreras de acceso a la contratación se relacionan con las compras de gran escala de las ECP que no pueden ser satisfechas por las PYMES y la desconfianza en la capacidad de las mipymes debido a las siguientes razones: a) el desconocimiento de los procedimientos de contratación, b) la asociatividad, c) la capacidad empresarial, financiera y tecnológica.
Cuarto: Estos y otros aspectos influyen en su baja posición competitiva en el mundo.

Del lado de las ECP se observa lo siguiente: generalmente no publican aquellos procesos de contratación que son viables de ser suministrados por las PYMES y por tanto limitan su participación; así mismo algunas de las ECP aplican prácticas de pagos por servicios recibidos en plazos mayores de 60 días, afectando el flujo de caja y ocasionando iliquidez en las Mipymes, teniendo que recurrir a préstamos bancarios, los cuales generan gastos financieros que en algunos casos llegan a superar las utilidades estimadas del negocio.


EL PROBLEMA

Bajo nivel de participación de las PYMES en las compras de ingeniería de las ECP

Este problema se puede dividir en los siguientes aspectos:



1. La baja capacidad tecnológica y financiera junto con la falta de experiencia de las PYMEs en genera desconfianza entre las ECP.
2. Las PYMEs desconocen cómo operan los procesos de contratación de las ECPs
3. Las ECPs difunden muy restrictivamente las oportunidades de negocios
4. Las ECPs demandan suministros de bienes y servicios a gran escala.
5. Las PYMEs tienen muy baja participación en los procesos de compras con las ECP
6. Las PYMEs no acostumbran a desarrollar procesos de asociatividad, como mecanismo para participar en estos procesos. En ese sentido, falta experiencia en el trabajo entre las PYMES y las ECPs.

DESCRIPCIÓN RESUMIDA DEL PROYECTO

El proyecto incluye tres componentes.
El primero consiste en poner en marcha un mecanismo que permita centralizar y difundir información sobre oportunidades de negocio, requisitos y procedimientos de compras de las ECP y buenas prácticas para el desarrollo de proveedores (PYMEs) en las ECP.
El segundo componente consiste en implementar programas de desarrollo de proveedores (PDP) PYMEs en 5 ECP.
El tercer componente está dirigido a la difusión de los resultados del proyecto e institucionalización del proyecto a través del Centro de Negocios, que permitiera replicar el proceso de aprendizaje en otras ECP de los sectores de Energía y Telecomunicaciones y continuar generando valor en las Pymes Colombianas.

BENEFICIARIOS DIRECTOS DEL PROYECTO

En general las PYMEs formalmente registradas que operen en sectores con oportunidad de negocios con empresas con capital público (ECP) de Colombia.
En particular 715 Pymes a través del primer componente y 100 Pymes a través del segundo componente.
5 ECPs: ISA, ISAGEN y TGI (Energía) y ETB y TELECOM (Telecomunicaciones).

JUSTIFICACIÓN

1. Las compras de las Empresas con Capital Público (ECP) constituyen una importante fuente de nuevos negocios y crecimiento para la Pyme en Colombia.
2. Las relaciones comerciales entre las ECP y las Pymes pueden ser un mecanismo eficiente de transferencia de tecnología y mejora de la productividad, y
3. Las ECP participantes mostraron interés en desarrollar proveedores Pymes, las cuales expresaron su compromiso por escrito en participar en el proyecto

OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO

Consiste en incrementar la competitividad de las PYMEs (proveedores) para el suministro de bienes y servicios a las Empresas con Capital Público Colombianas (ECP).


OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Contribuir al aumento de competitividad de las Pymes para el suministro de bienes y servicios a las Empresas con Capital Público (ECP) colombianas, a través de la implementación de un modelo piloto de desarrollo de proveedores (PYMEs) preferentemente en sectores de energía y telecomunicaciones.
2. Diseñar la metodología general y las herramientas que se deben utilizar en el proyecto, en especial, el desarrollo y puesta en marcha de una plataforma Web que sirve como punto de encuentro entre la oferta y la demanda.
3. Lograr mejorar las interacciones entre las PYMES, Las ECP y las entidades de apoyo, para lo cual se harán convocatorias, diagnósticos, procesos de selección, catalogación técnica, captación de proveedores estratégicos, implementación de mejoras, levantamiento de información, planes de negocios/oportunidades de negocios. Catalogación técnica, proveedores estratégicos y oportunidades de negocios


RECURSOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO

• El MINCIT solicitó financiación al BID para este programa (2002)
• Se firmó con Fiduagraria/Fomipyme el contrato de cofinanciación (finales de 2003). Se firmó el convenio de cooperación técnica no reembolsable entre el BID y ACIEM (abril 2005).

FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO

Modalidad No Reembolsable
BID/FOMIN US$ 720,000 (59%)
Contrapartida local US$ 495.800 (41%)
Total US$ 1’215.800 (100%)

Periodo de ejecución: Ejecución de 36 meses y Desembolsos 42 meses


METODOLOGÍA DEL PROYECTO

La metodología tiene cuatro fases:

La primera fase del proyecto fue la de planeación que se realizó conjuntamente entre la institución ejecutora (ACIEM) y la Universidad que hizo la interventora (Universidad Nacional). Esta fase está en gran medida resumida en la respuesta a las preguntas: qué hacer, para qué/porqué hacerlo, a quién va dirigido el proyecto, cómo hacerlo, cuánto cuesta y cuándo hacerlo.

La segunda fase respondió al diseño constituido por los siguientes componentes:
1. Diseño del sistema de gestión
2. Diseño del mecanismo de información
3. Organización de la Unidad Ejecutora (UE)
4. Diseño Unificado de la Plataforma (UE)
5. Conformación y capacitación red de consultores
6. Además, está el diseño de las siguientes herramientas:

 Benchmarking y el diagnóstico preliminar para el desarrollo de la guía PYME
 Mejores prácticas para el desarrollo modelo de proveedores tanto para las Pymes (Manual de acceso a las compras de las ECP), como para las ECP (Manual de desarrollo de proveedores y mejores prácticas para incrementar participación Pyme en las compras)
 Con la elaboración del producto anterior se llega al modelo educativo y al modelo comunicativo.
 Con la elaboración del producto anterior se llega al modelo educativo y al modelo comunicativo.

7. Diseño del Proceso de convocatoria y difusión del proyecto en Pymes en las ciudades sedes del proyecto (Bogotá, Medellín, Bucaramanga y Barrancabermeja) que permitiera conformar una base de datos de más de 1000 pymes y a partir de ella, seleccionar las 100 Pymes beneficiarias del proyecto.

La tercera fase de la metodología tuvo que ver con las herramientas a utilizar y el análisis de la información para la elaboración de los diagnósticos de las PYMEs. Para esta elaboración se definieron ocho (8) factores a estudiar, como se menciona a continuación:
Mercadeo/ventas, mejoramiento continuo, planeación y producción, direccionamiento estratégico, talento humano, calidad, cadena de valor y finanzas (los resultados de los estudios se mostrarán más adelante).

La cuarta fase de la metodología definió la organización del centro de negocios, la estructura, operación y funcionamiento.

DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA

Luego de la fase de planeación se elaboraron los esquemas de diseño para los programas de desarrollo de proveedores (esquemas B y A)


B. Implementación de metodologías y herramientas




A. Diseño de metodologías y herramientas


Con el diseño descrito hasta este momento se comienza la implementación del proceso para lograr los objetivos específicos que pretenden alcanzar el que haya unas relaciones gana-gana de largo plazo entre las ECP y las PYMEs, de manera que los proveedores sean rentables y confiables


BENEFICIOS, EXPECTATIVAS Y MERCADO POTENCIAL

En el siguiente diagrama se pueden visualizar los beneficios del proyecto desglosándolos para el gobierno, los gremios y asociaciones, las ECP/PYMES, entidades tecnológicas, entidades financieras y entidades promotoras.

Para conseguir satisfacer estas expectativas se consideró que era muy importante trabajar en la cultura empresarial y en los valores que deberían orientar este proceso, lo cual se resume en el diagrama sobre principios y valores del modelo de desarrollo de proveedores.




Es de aclarar que estos 10 principios fueron seleccionados a partir de los factores de éxito que sistemáticamente estaban presente en el “Benchmarking” realizado, en el cual, se estudiaron con detenimiento alrededor de 27 programas de desarrollo de proveedores implementados en el mundo y adicionalmente esos factores aplicaban a la cultura y necesidades predominantes en Colombia.

Con base en lo anterior y considerando que no es posible hacer un proyecto de tal magnitud en forma aislada, es necesario anotar que se ha requerido del apoyo y la articulación de otros agentes que complementen la iniciativa y permitan gestionar los cambios requeridos para generar los beneficios del proyecto.

A continuación se presenta el diagrama de beneficios y expectativas, desglosándolos para el gobierno, los gremios y asociaciones, las ECP/PYMES, entidades tecnológicas, entidades financieras y entidades promotoras






Las anteriores expectativas son posibles, entre otras razones porque la contratación actual y potencial de las ECP es del orden de $ 1.587.094 MILLONES, según se puede apreciar en el gráfico de contratación ECP y en el gráfico por líneas de negocios, entre otras




CONTRATACIÓN TOTAL: $ 1.587.094 MILLONES



Por líneas de negocios



Implementación del programa de desarrollo de proveedores

La implantación del programa de desarrollo de proveedores. Por un lado está la conformación de la red de ECPs, para lo cual se comenzó con un estudio de la demanda hasta llegar a determinar los negocios rentables (ver las siguientes figuras)



De igual forma se constituyó la red de pymes, comenzando por la determinación de los proveedores potenciales hasta definir los negocios rentables



CENTRO DE NEGOCIOS ESTRUCTURA, OPERACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

Acerca del centro de negocios es necesario establecer que su estructura tiene como base a ACIEM que para hacer la operación se apoya en a) una plataforma ideológica, b) patrocinadores, c) establecimiento de alianzas, d) red de consultores. Esta infraestructura tiene como propósitos: 1. Identificar el mercado. 2. Determinar grandes empresas y/o de capital público. 3. Red de proveedores (PYMEs). 4. Procesos de implementación. 5. Satisfacción del mercado




El Centro de Negocios a partir de toda esta infraestructura y el aprendizaje obtenido, permitirá que las demandas de las ECP sean satisfechas por las ofertas PYMEs de bienes y servicios, basados en la competitividad y con un claro y definido gana – gana por las partes. Esto solo es posible, cuando las oportunidades de negocios de las ECP a futuro, puedan ser satisfechas por las PYMES cumpliendo las características y especificaciones del bien y servicio transado, a través de estrategias encaminadas a establecer relaciones de largo plazo.

El mecanismo de funcionamiento del centro de negocio se esquematiza en el siguiente grafico:









De otra parte el Centro debe fortalecer a los proveedores para que atiendan las compras públicas y/o de empresas multinacionales, para lo cual deberá reformarse la ley de contratación pública para que incentive la contratación con las Mipymes e implementarse planes de asistencia técnica.

METAS DEL PROYECTO

A pesar del hecho de contar con menos presupuesto debido a la menor TRM del dólar durante la ejecución del proyecto, se logró incluir a la ciudad de Barrancabermeja, además de las tres ciudades sedes iníciales (Bogotá, Medellín y Bucaramanga), así mismo se logró cubrir un mayor número de pymes (114 Vs. 100), y se dio cumplimiento al alcance establecido en el proyecto.

• El 90% de las 200 oportunidades de negocio colocadas en Internet fueron contestadas por Pymes. Se logró que el 100% de las 122 invitaciones realizadas por las ECP a las Pymes, fueron respondidas.
• Incremento en la participación de las Pymes en las ventas a empresas públicas. El 30% de las Pymes participantes firmaron contratos con las ECP, lo cual significó un alto número de participación en el piloto desarrollado.
• ACIEM Cundinamarca cuenta con certificación ISO 9000 para sus actividades y en especial para desarrollo de Proveedores PYME.
• 5 empresas públicas han implementado programas de desarrollo de proveedores Pyme.
• El Centro de Negocios desarrolló programas de desarrollo de proveedores a ECP como Gas Natural ESP SA e ISAGEN, lo cual le permite su autosostenibilidad. El 90% de las 200 oportunidades de negocio colocadas en Internet fueron contestadas por Pymes.
• Incremento en la participación de las Pymes en las ventas a empresas públicas.
• ACIEM Cundinamarca logró la certificación ISO 9000 para sus actividades y en especial para desarrollo de Proveedores Pyme.
• 5 empresas públicas implementaron programas de desarrollo de proveedores Pyme.
• El Centro de Negocios se convirtió en autosostenible.



LOGROS DEL PROYECTO

1. Introducción

Las PYMES recibieron la información sobre el proyecto. 750 Pymes recibieron información acerca de los procedimientos de compra de las ECP y 100 Pymes participantes optimizaron sus procesos productivos, comerciales y de gestión.
2. Resultados del PROYECTO (según la metodología del marco lógico)

A nivel de FIN

Para el piloto desarrollado, se logró consolidar la oferta de 114 pymes en las líneas estratégicas definidas por las ECP, logrando:
• Incrementar en un 250% el número de proveedores fortalecidos.
• Mejorar la participación de las PYMEs en las compras de las ECPs, dado su interés para contratarlos.

A nivel de PROPOSITO
• EL 30% de las Pymes participantes en el proyecto concretaron 79 contratos con las cinco ECP por una suma superior a los 21.000 millones de pesos.
• El Centro de Negocios de ACIEM Cundinamarca genera ingresos para su sostenibilidad.
a. Se ejecutó en el 2008 contrato con Gas Natural SA ESP para desarrollar 16 microempresas en ocho municipios de la región Cundiboyacense, con resultados aceptables.
b. Se ejecutó en el 2009 contrato con ISAGEM para diagnosticar empresarialmente a 19 Microempresas proveedoras de servicios a las centrales de generación eléctrica (San Carlos-Jaguas, Miel I y Termocentro).
c. Se tramita contrato con Gas Natural ESP SA para darle continuidad al proceso de mejoramiento para que las 16 proveedoras obtengan certificación de calidad ISO 9000.
d. Se tramita contrato con ISAGEN para implementar planes de mejoramiento identificado durante la etapa de diagnóstico realizado a las 19 empresas proveedoras.
e. Se han generado propuestas para la Alcaldía de Bogotá, Dirección de Carbón del ministerio de Minas, Bavaria y ETB (en espera de aprobación. Así mismo, se está articulando con tres proyectos: ANDI/BID, CYGA/BID y Cámara de Comercio Bogotá/BID).
f. Se presentó proyecto de fortalecimiento empresarial a 65 Mipymes de ingeniería a Fomipyme (se espera aprobación).

A nivel de COMPONENTES

Componente 1: Difusión de información y buenas prácticas para el desarrollo de proveedores Pymes en las ECP
• Se diseñó y se desarrolló una plataforma Web como punto de encuentro virtual entre las ECP y las Pymes del proyecto.
• Se difundieron 473 oportunidades de negocio a las Pymes, a través de la plataforma Web; de las cuales, 351 identificadas en las cinco ECP del proyecto y el resto provenientes de otras ECP.
• Las ECP invitaron a las Pymes del proyecto a participar en 122 procesos de contratación, de lo cual se concretó un total de 79 negocios
• Se capacitaron 815 pymes en procesos de contratación de las ECP y se capacitó en los factores de éxito de un proveedor en procesos de contratación.
• Se realizó benchmarking sobre modelos exitosos de desarrollo de proveedores Pymes en el mundo.
• Se realizaron dos misiones internacionales para sensibilizar a los líderes de las cinco ECP participantes y conocieran directamente experiencias exitosas en desarrollo de proveedores (Modelo IMPIVA de la Comunidad Valenciana de España y el Modelo Chile-compra de Chile).
• El proyecto elaboró manuales con las mejores practicas en desarrollo de proveedores y procedimiento para el diseño e implementación de políticas de fomento para incrementar la participación de las pymes en las compras de las ECP; los cuales fueron difundido a las cinco ECP del proyecto y a 12 ECP adicionales del sector de energía y telecomunicaciones.


Componente 2: Implementación de programas de desarrollo de proveedores.

• Se elaboró el diseño y la implementación del programa de desarrollo de proveedores, junto con las cinco ECP. Cada etapa fue presentada y avalada por las ECP de modo que todas ellas cuentan con las metodologías desarrolladas para su implementación al interior de sus organizaciones.
• 114 pymes fueron asistidas mediante un diagnóstico personalizado, con su plan de mejoramiento; del total de diagnósticos, se implementaron 93 proyectos de mejoramiento. El costo de los proyectos de mejora fueron financiados en la siguiente forma: el 40% del valor total por la Pyme y el 60% restante fue aportado con recursos del proyecto. Adicionalmente, se desarrollaron 8 capacitaciones a las 114 pymes sufragadas totalmente por el proyecto. La inversión total en asistencia técnica a las pymes, fue de 708.5 mil dólares (TRM: 1756). En el presupuesto solo se contaba con 400 mil dólares (la diferencia se obtuvo de la optimización de recursos del proyecto durante la fase de diseño de las metodologías). El aporte de las Pymes en los proyectos de mejoramiento ascendió a 331 millones de pesos.
• La medición de satisfacción entre las PYMES y ECP del proyecto, fueron del 94% y 88.6% respectivamente, superando el 75% establecido en la meta.

Componente 3: Diseminación del modelo e institucionalización del proyecto.

• Toda la información generada por el proyecto durante los 42 meses de trabajo, están sistematizados y montados en la plataforma Web (todas las ECP y las Pymes cuentan con su clave de ingreso en tiempo real con el Centro de Negocio de ACIEM).
• Se socializó el proyecto en 1460 Pymes en las cuatro ciudades aprobadas por el proyecto (Bogotá, Medellín, Bucaramanga y Barrancabermeja), permitiendo generar el interés y facilitar en cierta forma la selección de las 114 pymes del piloto. La meta establecida era difundir el proyecto en 1000 pymes.
• El Centro de Negocio de ACIEM Cundinamarca, está funcionando. Actualmente se está replicando la metodología de desarrollo de proveedores en ISAGEN y en la empresa Gas Natural S.A. ESP, con financiación de la Fundación de Gas Natural (España) y la Gobernación de Boyacá.


CONCLUSIONES

1. En términos generales la ejecución del proyecto se cumplió en el tiempo establecido, con la ejecución del 99.99% del presupuesto aprobado, y se superaron ampliamente las metas previstas.

2. Los programas de desarrollo de proveedores generalmente nacen como una necesidad de la gran empresa, de fortalecer su cadena de abastecimiento, lo cual permite establecer relaciones de largo plazo con proveedores fortalecidos y basados en una mejor competitividad -generando para las partes valor agregado y desarrollo en la región- .

3. El problema para las pymes se genera cuando las empresas contratantes prefieren trabajar con grandes empresas para el suministro de los bienes y servicios requeridos para conseguir la garantía del trabajo. Sin embargo, la gran empresa subcontrata a las Pymes, las cuales son las que en últimas hacen el trabajo, con los subsecuentes sobre costos por la intermediación. Esto significa que las Pymes tienen bajos niveles de participación en los procesos de compras y por ende la contratación sea marginal, muy por debajo de los niveles existentes en países similares a Colombia. Esta situación se debe a la falta de confianza entre las empresas contratantes y las Pymes. La mejor forma de solucionar este problema es mediante programas de desarrollo de proveedores, cuyo objetivo es generar confianza a partir del incremento de la competitividad y calidad de las Pymes.

4. Se considera que la falta de confianza obedece a cuatro causas:
4.1. Falta de información y baja comunicación entre contratantes y contratados:

A las Pymes les resulta difícil acceder a información sobre procedimientos de compras y oportunidades de negocio de las grandes Empresas. En otras palabras los procedimientos de contratación y el registro de proveedores son poco conocidos entre las pymes; los criterios de evaluación de las compras y contrataciones no son ampliamente difundidos y en ocasiones excluyen a las pymes; la información sobre el plan de compras y contrataciones no es de conocimiento público, solo publican las de mayor tamaño pero las de tamaño medio y bajo no se publican. Es en este sector donde se encuentran las mayores oportunidades para las pymes.

b) Falta de experiencia de las grandes empresas en trabajo con Pymes:

Existe la creencia de que las pymes no tienen la capacidad para cumplir los requerimientos de contratación, y como medida preventiva, las empresas estipulan condiciones de experiencia y calidad que impiden el ingreso de las pymes a los registros de proveedores y por ende a participar en los procesos de contratación y compras.

c) Altos costos de transacción:

La tendencia en las compras y contrataciones de las grandes empresas por lo general es hacerla a gran escala porque significa ahorro al no tener que desagregarlas, y adicionalmente, no tener que trabajar con un mayor número de proveedores. Por el lado de las Pymes tienen dificultades en cubrir esas necesidades de escala y es poco habitual que usen mecanismos de asociatividad.

d) Baja capacidad tecnológica, administrativa y financiera de las pymes:

las exigencias de calidad, garantías técnicas y de solvencia financiera limitan la participación de las pymes en las compras y contrataciones de las grandes empresas, especialmente cuando éstas cancelan los servicios recibidos a periodos mayores a 45 días, práctica que genera bajo flujo de caja, sobre costos financieros e iliquidez de la pyme.

5. Como conclusión un buen programa de desarrollo de proveedores debe dar respuesta a los cuatro problemas antes mencionados y de hecho propender para que la relación cliente-proveedor sea mutuamente beneficiosa a largo plazo y satisfaga los intereses de las partes, especialmente lo relacionado con la calidad, oportunidad y costo. Para que esto funcione, debe estar soportado en tres principios básicos: la competitividad, que existan reglas claras (transparencia) y haya honestidad en la relación entre proveedores y compradores, generándose confianza y beneficios recíprocos.

6. El modelo de desarrollo de proveedores implementado con el proyecto BID en las cinco Empresas con Capital Público (ECP), estuvo centrado en la identificación de aquellas oportunidades de negocios (demanda) viables, de modo que fueran suministradas por las Pymes. Esto generará un gran potencial a futuro, de tal manera que se jalonen procesos de mejoramiento. En otras palabras no tiene sentido, que se inviertan grandes sumas de dinero en programas de desarrollo de proveedores, si la demanda de las líneas de negocio en donde ellos estén ofertando no tenga un potencial atractivo y estratégico. De otra forma, es poco probable que se recupere el retorno de la inversión en el corto plazo; en otros términos, la forma de recuperar la inversión de la gran empresa es a través de los ahorros obtenidos al contratar con proveedores competitivos que hagan parte de los programas de desarrollo de proveedores.